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视点 | 防疫当下,企业如何同步做好AEO认证标准的“KPI”?
发布日期:2020-02-13 浏览次数 :

随着各地政府对疫情防控和产业发展的调度协调,企业逐渐有序复产复工。为了帮助计划申请AEO认证和需要重新认证的企业顺利通过认证,山东众成清泰(青岛)律师事务所律师针对疫情防控期间的部分KPI认证标准,重点提示如下,供企业参考。

“海关业务培训”

(1)建立海关法律法规等相关规定的内部培训制度并有效落实。

(2)法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员应当每年参加2次以上海关法律法规等相关规定的内部培训,及时了解、掌握相关管理规定。

海关认证企业高级认证标准除在“内部培训”项目上要求企业每年开展不少于两次针对海关法律法规的内部培训外,还在“危机管理”、“安全培训”、“商业伙伴安全”等多个项目要求企业进行不同内容的培训。为防控疫情,减少人员聚集,部分培训计划应适时后延。紧急内容,如海关总署最新出台的法律法规、防控疫情有关知识,企业可采用视频会议或提供电子材料的方式开展培训。企业在培训过程中,应注意做好培训材料的保存,尤其是在无法进行纸质测试答题的情况下,可以采取交流心得体会、网络问卷等形式保存验收成果。

“内部组织架构 ”

(1)进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门(岗位)职责分工明确并有效落实。

(2)指定高级管理人员负责关务。

“内部组织结构”一项重在考察企业重要部门或岗位的设置情况及各部门职责分工是否明确。大多数企业在进出口业务、财务上均能达到要求,而贸易安全、内部审计往往没有独立部门或岗位,多是为应付海关验收,由其他部门人员兼任,这就导致出现该项目不达标的情况。

实际上,贸易安全在海关认证企业认证标准中的含义不仅限于字面意义上的商业活动的安全,还包括场所安全、人员安全、供应链安全、集装箱安全、运输安全、危机管理、应急培训等内容。多数企业对以上工作内容都有具体的人员、岗位安排,在前期准备认证的过程中,应将各部门、岗位工作内容按照要求进行调整和整合,以在海关实地认证时表述明确。

在疫情期间,企业应及时调整或新设有关贸易安全的部门或岗位。如某企业在企业架构外单独成立应急管理小组、全面提升小组,负责突发紧急事件的管理及企业经营过程中的每日检查改进,特殊时期由小组成员值班,负责巡检厂区安全情况,记录整理汇总后发至小组工作群中,再分发到各负责部门,由责任人员纠正后拍照反馈。这首先体现了公司治理结构完整健全,符合海关认证企业高级认证标准中“内部组织架构 ”的要求,同时其生成的文件、照片也完整记录了企业改进机制的运作流程、责任部门、责任追究方式和落实评估方式,达到了“改进机制”的要求。

“内审制度”

(1)建立对进出口活动的内部审计制度并有效落实。

(2)每年实施1次以上的内部审计并建立书面或者电子资料的档案。

(3)已成为高级认证企业的,应当每年对持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计。

内审工作作为一种自律机制,是促进企业建立健全内部约束机制,维护国家法律法规及企业自身规章制度贯彻落实的必然保证,在建立内部控制制度中起着重要的作用。在企业申请认证过程中,“内审制度”项目往往是重要失分点。究其根本,是企业对海关认证企业标准的掌握不全面,以为“内审制度”仅关注财务上的审计,而忽视了该项目实际上是要求企业对进出口活动全环节的审计。

受疫情影响,原材料供应、订单数量、仓库管理、货物运输等方面均会受到不同程度冲击,这些作为进出口活动的不同环节,在内审过程中均需要被有关工作人员全面记录并如实反馈。抗疫特殊时期,内部审计工作可先行成立内部审计小组,制定审计方案、审计计划。

“数据管理”

建立信息系统的数据管理制度,数据存储3年以上。

该项标准要求企业需具有明确的数据管理部门(岗位),能够按期进行数据容灾备份,企业制度需明确数据安全管理,数据录入、存储和异常处理,档案资料保管等内容。多数公司有IT或其他岗位负责每日机房的检查、每周数据的备份。在延迟复工期间,机房、财务室、场内其他重点敏感区域的检查及企业数据异地容灾备份、消防设施、门窗等安全设备应按照公司应急预案的安排或由值班人员进行,将巡检次数、时间、检查地点、是否有异常情况如实记录。

“进入安全”

(1)建立人员和车辆出入管理制度并有效落实。

(2)对企业员工进行身份识别和出入权限控制,限制未经授权员工进入敏感区域,对员工身份标识的发放和回收进行统一管理。员工的车辆进入企业应当停放在指定区域。

(3)实行访客登记管理,登记时必须检查带有照片的身份证件。访客进入企业应当佩戴临时身份标识,进入企业重点敏感区域应当有企业内部人员陪同。访客的车辆进入企业应当登记并停放在指定区域。

(4)对未经许可进入、身份不明的人员能够识别并加以处置。

海关认证企业高级认证标准要求企业严格区分员工、访客和其他外来人员,能在分类管理的基础上给予不同访问权限,以保障企业重点敏感区域安全。疫情防控特殊时期,对“进入安全”提出了更高的要求。

根据企业复工时间及值班安排不同,企业应做好正式复工前准备,如统计员工疫情期间去向,安排不同上班批次进行人员分流,对来访人员实行预登记预接访,采取线上预约通过后允许来访的形式控制潜在外来风险。

企业进出口处工作人员应做好自身防护,对所有入场人员进行体温监测及登记。根据外来人员预接访名单进行外来人员登记,根据员工复工名单进行员工核实身份并登记放行。有条件的企业可利用线上系统,如疫防易,将所有来访人员体温数据上传并保存,做好疫情控制追溯工作。对入场的外来运输车辆应做好消杀工作,在登记表中注明。

入场后,公共楼应采取二级防疫程序,有条件企业可设置外部全身消毒装置,对进入公共楼人员进行登记、消毒、体温监测。根据各企业生产性质的不同,车间应统一消毒,分流管理,并对消防设施等进行每日检查登记。

“人员安全”

(1)建立员工入职、离职停职等管理制度并有效执行。

(2)实行员工档案管理,具有动态的员工清单。

(3)聘用员工前,核实应聘人员的身份、就业经历等信息,对拟聘用人员进行违法记录调查。

(4)对离职停职员工及时收回工作证件、设备,并禁止其进入企业经营场所及使用企业信息系统。

海关高级认证标准中“人员安全”一项主要考察企业管理能力及综合控制水平,在疫情防控期间,除达到以上要求,企业应做好员工摸排工作,根据复工时间,安排不同批次的员工返岗,进出口工作人员应根据企业返岗名单对复工员工予以放行。

“商业伙伴安全”

建立评估、检查商业伙伴供应链安全的管理制度并有效落实。

“商业伙伴安全”一项要求企业建立健全供应商准入制度,并定期对供应商名单内企业进行复审,对其他企业进行准入审查。疫情爆发期间,为应对上游供应紧张,企业可采取新增供应商等其他方式适当增加库存,确保原材料供应安全。企业对新增供应商的审查,除了一贯关注的产品质量、商业信誉等项目,还应着重考察企业贸易安全,包括但不限于场所安全、生产安全、进入安全,以达到海关高级认证企业标准要求。

“危机管理”

(1)建立应对灾害、紧急情况的应急预案。

(2)对发生的灾害或者紧急情况进行应急处置,降低上述情形对企业进出口活动的影响。

(3)发生的灾害或者紧急情况涉及海关业务的,应当及时向海关报告。

绝大多数企业对“危机管理”项的理解限于在日常经营中采取火灾、地震等紧急演习,实际上,“危机管理”的目的是为了降低紧急事项对进出口企业的影响,针对不同事态的出现,应急预案应适时进行更新。此次疫情波及企业疫情防控、员工工作调整、货物运输等多方面,本年度的新申请认证企业应注意应急预案的调整。

    

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